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Técnico Secretariado Informático, Administración de Documentos.

TECNICO SECRETARIADO INFORMATICO

Administración de Documentos, Docente: Jennifer Arroyo.

PRESENTACIÓN


La administración de los documentos, es una materia básica para los estudiantes del área de secretariado, ya que implica, la recepción, custodia y protección de los documentos que maneja una oficina de cualquier índole.

Todas las oficinas, requieren de la confección de archivos, por ejemplo, de expedientes de servicios, contratos, de personal, judicial y de otros tipos.

El curso se inicia dando a conocer sobre las normas legales que obligan a las empresas a custodiar y prevalecer la documentación, por cualquier situación legal o fiscal, entre las normas de importancia a que se refiere esta materia, es la Ley 7202-90 Ley de Archivos Nacionales. La aplicación de esta ley es de carácter obligatorio en las empresas, así como establecer una adecuada clasificación para mayor facilidad de la ubicación de los documentos.

Posteriormente, se hace referencia a las clasificaciones más comunes, alfabético, numérico y por territorio, en función que existe mayor facilidad de ubicación ya sea, físico o digital.

Este curso está diseñado para que los estudiantes se conviertan en excelentes profesionales en el manejo de la información que se recibe, despacha y custodia en las oficinas, ya que todas las actividades que se llevan a cabo en las empresas tienen relación directa o indirecta con los documentos tanto escritos como electrónicos.

Dirigido a:

Técnicos medios, diplomados, bachilleres, asistentes, auxiliares

Requisitos:

Título de bachillerato y cédula

Duración y horarios:

Sábados de Sábado 1:00 p.m. a 3:00pm. Duración: 32 horas

Estructura: 4módulos que corresponde a 8sesiones por módulo (2 horas porsesión)las lecciones se brindaránlos sábados de Sábado 1:00 p.m. a 3:00pm.


Objetivo general:

1. Analizar las técnicas necesarias de la administración de los documentos producidos o

recibidos en las empresas comerciales o instituciones públicas, para lograr el adecuado

manejo del archivo.

2. Sintetizar la gestión, localización, búsqueda, conservación, transferencia y disposición

de los documentos, para ser posteriormente aplicados en las oficinas

3. Evaluar las técnicas de Archivo de documento, que permita facilitar el trabajo diario de

las oficinas actuales.

Objetivos específicos:

1.1. Descubrir la evolución que ha sufrido la administración de documentos y su aplicación

en los archivos de las empresas.

1.2. Investigar la aplicación de la Ley 7202-90 de Archivo Nacional.

1.3. Investigar las funciones que realiza el Archivo Nacional, en su papel de rector.

2.1. Señalar los conceptos básicos para Desarrollar los procedimientos para la

administración, localización, sistemas de cargo y seguimiento, y la ubicación física de los

documentos.

2.2. Representar mediante técnicas de control, el ingreso, seguimiento, trámite y archivo de

documentos.

2.3. Clasificar la información y archivar de acuerdo a las técnicas de archivo establecidas.

3.1. Conocer todo lo relacionado con la automatización del archivo y conservación de

documentos en soporte electrónico.

3.2. Enumerar los tipos de dispositivos electrónicos para almacenar información,

describiendo su capacidad, ventajas y desventajas de su uso.

3.3. Recrear el control de la información a nivel electrónico.

Módulo 1.

Introducción

Contenidos:

La archivística y sus funciones Introducción a la archivística. Los archivos y la archivística: Sus orígenes, definiciones, objetivos, evolución, e importancia. Aplicación de la Ley 7202-90 y su reglamento. Tipos de archivo: Públicos, privados y particulares. Ciclo Vital de los documentos: fases o períodos de los documentos y etapas del archivo. La Gestión Documental. Archivos de gestión: gestión documental, su origen y objetivos. Primera etapa de la gestión:

producción de documentos. Caracteres de los documentos: internos y externos (clases y

tipos documentales) Actividad práctica: analizar y determinar los caracteres del documento. Procedimientos para el ingreso de documentos: recibo, registro y distribución de los

documentos. Formularios utilizados en este proceso. Materiales y equipo usados para el

archivo. (Matriz de Control)


Módulo 2. Segunda Fase Aplicación. Contenidos:

Segunda etapa de la gestión: utilización y archivo de los documentos. Sistemas de

Clasificación: por estructura orgánica, por funciones y por asuntos. Procedimientos de

archivo. Elementos que componen el Sistema de Archivo clasificación documental (Orgánica,Funciones y por Asuntos) El organigrama. Actividad práctica: Aplicar el sistema de clasificación orgánico a una empresa simulada.

(Basado en el estructura orgánica de la empresa propuesta por el profesor. Confeccionar cartas, guías y carpetas en miniatura). Ordenación documental (alfabética, numérica y cronológica Descripción documental Instrumentos descriptivos)

Módulo 3.

Métodos, conservación y ordenación

Contenidos:

• Métodos de ordenación: Alfabético, numérico y cronológico. Análisis y aplicación de los

métodos de ordenación alfabéticos (onomástico, toponímico y por asuntos). Análisis y

aplicación de las reglas de ordenación alfabética para nombres de personas

• Conservación documental (Medidas preventivas) Elementos degradantes de los

documentos. Preservación y restauración. Recomendaciones para el buen manejo de los documentos. • Selección y valoración de documentos (Confección tabla de plazos). • Métodos de cargo y seguimiento. Descripción documental, instrumentos descriptivos,

Boletas de control, Trasferencia documental.

Módulo 4.

Administración, automatización, Salud Ocupacional

Contenidos:

• Administración del archivo y facilitación de los documentos. Aplicación del artículo 89 de la Ley 7202-90. Calidad total y Excelencia. • Automatización de archivos y documento electrónico. Microfilmación, Audiovisuales,

Informáticos, CD-ROM, CD-AUDIO, CD-R O WORM-CD-I (Compact Disc-Interactive), CD- PHOTO, CD_V, WMRA( Write Many Read Always, DP(Digital Paper) • Salud Ocupacional en las áreas de archivo. Salud y Trabajo. Factores de riesgo de trabajo,

condiciones del mobiliario y equipos de oficina.


Metodología:

Al ser un curso que incluye teoría y práctica, se procederá por parte del docente, a brindar un desempeño

como facilitador y, por parte del estudiante, una participación activa en cada una de las etapas del proceso.

Además, se requiere que los estudiantes practiquen intensivamente los conocimientos teóricos brindados, y a su vez, que realicen indagación bibliográfica sobre los temas desarrollados y de esa forma aplicarlos en las prácticas a desarrollar en clase o extra clase, propiamente en el montaje del sistema de archivo.

Para cumplir con la presentación del trabajo final (simulación de archivo de manera orgánica y por clasificación diversa. Se realizarán trabajos y tareas individuales, cada semana deberá presentar los trabajos desarrollados para evaluar el avance en el aprendizaje y en la quinceava semana, deberán presentar el trabajo final desarrollado en clases y extractases, debidamente supervisado por parte del docente.

Costo incluye:

Certificado, material de trabajo.

Evaluación del curso

Cada módulo será evaluado de la siguiente manera:

  1. Asistencia: 20%

  2. Exposiciones: 20%

  3. Tareas y trabajo en clase: 30%

  4. Examen final:30%

TOTAL 100%

Nota: El curso se pierde con dos ausencias injustificadas.



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